منظور از پورتال  درگاه یا دروازه  Gateway یا Doorway    است، دروازه ای که به تبعیت از ذات اصلی خود یعنی همان دسترسی آسان، دسترسی ما را به وب و در نهایت اینترنت راحتتر از پیش می کند و مکانی برای به اشتراک گذاری خدمات و اطلاعات توسط چندین وب سایت توانمند و  مفید می گردد.

با بوجود آمدن وب، دسترسی  آسان و سریع به خدمات و اطلاعات اینترنت ازطریق یک Application خاص با قابلیت های مشخص ، انگیزه اصلی کاربران اینترنت جهت استفاده از این شبکه گردید. پس از آن ، کاربران اینترنت به دنبال دسترسی آسانتر به خدمات و اطلاعات اینترنت بودند به عنوان مثال برای کاربران بسیار دشوار بود که برای استفاده از سرویس های مورد نیاز، هرروز  به چندین سایت مراجعه نمایند و  ثبت نام های تکراری و نیز محافظت از  شناسه  ها و رمز عبورهای  مختلف را انجام دهند ، بنابراین نیاز به هرچه راحتتر و آسانتر نمودن خدمات اینترنتی باعث شدکه وب، ناخواسته به نسل جدیدی از سرویس دهی تمایل پیدا کند که امروز  با نام   وب پورتال   معروف است.

پورتال وبگاه یا گذرگاهی است كه می كوشد خود را به اولین ایستگاه كاربران برای حركت در اینترنت تبدیل كند. در اکثر منابع ، پورتال را به عنوان یک وب سایت با ویژگی های خاص تعریف کرده اند. این وب سایت می تواند واسط بین کاربران و دیگر وب سایت های زیر مجموعه پورتال  و یا  واسط بین کاربران و اینترنت باشد. به عبارت دیگر، پورتال  عبارت است از درگاه یا دروازه ای به دنیای اطلاعات و منابع اطلاعاتی و نقطه ورود کاربران به اینترنت . پورتال این توانایی را به کاربران می دهد که  - حتی کم تجربه ترین آنها-   بتوانند از اطلاعات و خدمات ارائه شده،  استفاده نمایند.

وب پورتال همانند وب سایت یک ماهیت استاندارد  دارد و از دو زیرساخت  خدمات (Services) و محتویات(Content)  تشکیل شده است.

پورتال چیزی مشابه یک سیستم عامل عمل می کند بدانگونه که علاوه بر برقراری ارتباط سیستم عامل با سخت افزار، دسترسی کاربران را به پوشه ها و فایل های موجود در هارد دیسک  آسان تر می کند.در یک تشبیه ساده می توان قدرت و کارایی یک وب سایت را نسبت به پورتال مشابه محیط   DOS نسبت به محیط ویندوز  تلقی کرد ، با این تاکید که بهرحال درنهایت  تمامی این امکانات در محیط ویندوز با توجه به داده های موجود در هارد دیسک به کاربر داده می شوند.

قابلیت های  پورتال

 قابلیت دسته بندی ، طبقه بندی ، مدیریت و گردآوری مطالب و محتویات

 ارائه ابزارهایی جهت تولید و توسعه مطالب و محتویات

 قابلیت ارائه محتویات و مطالب روی هر نوع سامانه و بستری

 قابلیت تامین امنیت مناسب ، پشتیبانی از زبان های مختلف

 سهولت دسترسی به اطلاعات ، قابلیت شخصی سازی

 قابلیت جستجو و نمایه سازی مطالب و محتویات 

 قابلیت مرور مطالب و محتویات دسته بندی شده

 قابلیت ارائه یك رشته خدمات از طریق مؤلفه های قابل جایگزینی و سفارشی سازی .

 انواع پورتال

پورتال ها را می توان از منظرهای مختلف تقسیم بندی نمود. از لحاظ دامنه تحت پوشش به دو دسته پورتال های افقی و پورتال های عمودی تقسیم می شوند.

 پورتال های افقی پورتال هایی هستند كه محدودة تحت پوشش آنها بسیار وسیع است. به عنوان مثال وبگاه یاهو یك پورتال افقی است كه تقریباً اكثر موضوعات مورد علاقه مردم را پوشش می دهد.

پورتال های عمودی پورتال هائی هستند كه دامنه شمول آنها یك موضوع یا یک حوزه خاص است. این پورتال ها دارای محدوده تحت پوشش محدود ولی دارای عمق زیاد هستند. بدین معنی كه روی یك موضوع خاص تعمق دارند و به صورت تخصصی بدان پرداخته اند.

  خدمات پورتال

سرویس های یک وب پورتال تنوع بیشتری نسبت به  یک وب سایت دارند. از مهم ترین سرویس های اصلی پورتال می توان به موارد زیر اشاره کرد:
موتور جستجو، ایمیل،  فضای رایگان و یا وبلاگ، ارائه اطلاعات مختلف (مسافرت، پزشکی و....)،اخبار، فرمت های مختلف گفتگو و چت.... . همچنین وب پورتال ها سعی می کنند سرویس های مطلوب وروزآمدی را در کنار سایر سرویس های اصلی در اختیار کاربران  قرار دهند تاکاربران بیشتری را جلب نمایند.

 ویژگی های پورتال

از مهم ترین ویژگی های پورتال که در تعریف علمی از آن به عنوان قابلیت و سرویس یاد شده است ، امکان بر قراری ارتباط دو سویه میان کاربران است.در پورتال ها این امکان به کاربران داده می شود که بتوانند از طریق چت با یکدیگر در  تعامل باشند.همچنین امکان شخصی سازی یکی دیگر از مهم ترین عوامل خدماتی پورتال بحساب می آید و  سبب رضایت مخاطبان و کاربران پورتال ها شده است چرا که با امکان شخصی سازی ، کاربران می توانند نحوه دسترسی به بخش مدیریتی، سرویس ها و اطلاعات را با امنیت  کامل و به دلخواه تغییر دهند. از اطلاعات خود فایل پشتیبان تهیه کنند ، کلید های میان بر بکاربرند ،   سطح دسترسی افراد به اطلاعات را تعریف کنند و....

 بطورکلی ویژگی های پورتال به شرح زیر می باشد:

   - ارائه شخصی سازی اطلاعات و کاربری های پورتال بر حسب نیاز کاربر توسط کاربر یا مدیر پورتال .

-    ارائه سیستم های جستجو و دایرکتوری به گونه ای که کاربر در کمترین زمان ممکن به اطلاعات دست یابد.

   - ارائه امکان شخصی سازی برای تغییر ظاهر و ساختار پورتال به ازای هر کاربر .
   - ارائه ساز و کار مدیریت اطلاعات به افراد مسوول پورتال.
   - ارائه مکانیزم هایی به مدیران پورتال برای پاسخگویی به نیازهای افراد مختلف در سازمان.
 -    پشتیبانی و برقراری ارتباط با منابع خارج از پورتال نظیر وب سرویس و سایتهای دیگر ، برای دریافت اطلاعات و سرویس های مورد نیاز .
 -    عدم وابستگی به Platform   خاص بطوری که برای تمامی افراد با سیستم عامل ها و مرورگرهای مختلف قابل دسترس باشد.

Single sign-on  -  مکانیزمی که به وسیله آن کاربر تنها با یک بار ورود به سیستم به تمام سرویس ها و اطلاعات

    محدوده خوددسترسی داشته  باشد.    

  -راهکارهای امنیتی به منظور تعیین سطوح دسترسی کاربران و نقش هر کاربر در سیستم. این سطح دسترسی شامل  

     بازدیدکنندگان و مسوولین پورتال می شود.
 -    ساختار مشخص برای ارائه اطلاعات به کاربر
   - ساختار پیمایش ساده به گونه ای که کاربر با کمترین کلیک به مکان ، سرویس و یا اطلاعات مورد نظرش دست یابد .
   - ایجاد امکان ارتباط کاربران با مسولین پورتال و دیگر کاربران پورتال به صورت همزمان (چت ) وغیر همزمان.
   - ارائه سرویس های متداول در اینترنت
   - ارائه مکانیزمی که از طریق آن کاربران بتوانند در بخش های مختلف پورتال عضو شده و در صورت تغییر اطلاعات آن  بخش و یا افزودن اطلاعات جدید ، ایمیل دریافت کنند.
   - ارسال پیام به ازای رویدادهایی که برای کاربر مهم هستند . این سیستم با استفاده از ایمیل و یا خود پورتال پیامی برای مشتری ارسال کرده و به او می گوید که رویداد درخواست شده اتفاق افتاده است . به عنوان مثال کاربران می توانند در بخش تنظمیات خود ، برای دریافت پیامهای شخصی ، دریافت یک وظیفه ، دریافت یک خبر با عنوانی خاص "دریافت پیام "  را درخواست کنند.
   -مدیریت گردش کار - تمامی فرآیندها دارای یک روند اجرایی هستند . این فرآیند به بخشهای مختلف تقسیم شده و با زمان  بندی مشخص به افراد مختلف اختصاص داده و انجام می شوند.

حداقل امکانی که به بهتر شدن کیفیت فرآیند کمک می کند ، پیاده سازی آن بر روی کاغذ می باشد. اما آیا این امکان کافی است؟ آیا بدین وسیله می توان علاوه بر روند کار ، نحوه انجام کار و زمان بندی آن را کنترل کرد ؟ یکی از امکانات پورتال ارائه مدیریت گردش کار است. بر این اساس می توان فرآیندی در سیستم تعریف کرد و با استفاده از امکانات " زمان بندی " و "فازبندی " ، فرآیند را به وظایف کوچک تر تقسیم کرد ؛ به گونه ای که هر وظیفه نه تنها نشان دهنده فرد انجام دهنده ، بلکه نمایش دهنده زمان بندی انجام فرآیند نیز باشد. حال اگر بخش مدیریت گردش کار کنار سیستم Alert و یا ارسال پیام از تقویم شخصی قرار گیرد ، می تواند کمک موثری در نظارت و پیش برد آن فرآیند نماید. همچنین توصیف گرافیکی فرآیند برای ایجاد کننده فرآیند و کسانی که در انجام فرآیند سهیم هستند، این امتیاز را دارد که بتوانند درک بهتری از آن داشته باشند و حتی فرایند را اصلاح کنند تا در زمان بندی ها صرفه جویی شود .
علاوه بر این ، در صورتی که فرآیند انتخابی در طول زمان انجام خود، احتیاج به بهره گیری از بخش های مختلف پورتال داشته باشد ، می تواند معیارخوبی برای شناخت ارتباطات لازم  بین بخش های های پورتال باشد.

 

نسل اول پورتال:
اولین پورتال ها، که از آنها تحت عنوان نسل اول نام برده می شود، بر فراهم نمودن محتویات ایستا، مستندات و همچنین خوراک های اطلاعاتی زنده در صفحات وب مبتنی بودند. نمونه این نسل ، سایت یاهو است. این پورتال ها در محیطی به هم پیوسته، اهداف مشابهی را دنبال کرده و صفحه واسط مشخص و منحصر به فردی را برای دستیابی به مجموعه اطلاعات توزیع شده در سراسر شرکت یا سازمان خود، در اختیار کاربر می گذاشتند. این اطلاعات معمولا شامل اخبار شرکت، شرایط و فرم های استخدام، اطلاعاتی مربوط به کارکنان و چگونگی ارتباط با آنها، مستندات رسمی و سیاست های اعلام شده شرکت و همچنین لینک های ارتباطی مفید بود.

نسل دوم پورتال:
نسل دوم پورتال ها بر اطلاعات مشخص تر و نرم افزارها متمرکز بود. در اساس شباهت زیادی به خصوص در زمینه فراهم آوردن اطلاعات با نسل اول داشتند با این همه تفاوت مهمی نیز وجود داشت. این پورتالها  امکان همکاری کاربران را در محیطی به هم پیوسته فراهم می کردند و همین امکان، نقطه تمایز آنها با نسل پیشین محسوب می شد.  پورتال های نسل دوم قابلیت همکاری متقابل را در ادارات مجازی برای تیم های کاری و به منظور انجام وظایف شان فراهم می ساختند. نسل دوم پورتال ها سرویس های متعددی داشتند که از جمله آنها می توان به سرویس های مدیریت محتوا ( سازمان دهی و مدیریت اطلاعات مرتبط ) و سرویس های همکاری (که به کاربران امکان می داد با یکدیگر گپ زده و برای یکدیگر ایمیل فرستاده و قرار ملاقات تنظیم کنند) اشاره کرد. در این پورتال ها قابلیت تعریف گروه های کاربری نیزفراهم آمده بود. به بیان دیگر این پورتال ها ساز و کار همکاری داخلی را در یک سازمان فراهم می ساختند.

نسل سوم پورتال:
نسل سوم با هدف ایجاد فضای مجازی تجارت الکترونیک  بوجود آمد. پورتال های نسل سوم به عنوان واسط ارتباطی کارمندان، تهیه کنندگان، تولید کنندگان و مشتریان قلمداد می شوند. ویژگی فوق العاده این پورتالها امکان مرتبط شدن نرم افزارهای مستقر در سرورهای مختلف است. به بیان دیگر، این پورتال ها نقطه به هم پیوستن محتویات و برنامه های کاربردی مستقر در سرورهای مختلف بطور همزمان و با استفاده از همکاری سرویس های خدماتی آنان اند. به علاوه امکان دسترسی به محتویات و امکانات سیستمهای مختلف را از طریق ابزارها و تجهیزات متنوع، بسته به نیاز کاربر امکان پذیر می کنند. این گروه پورتال ها مجموعه قابل توجه و ارزشمندی از اطلاعات، مستندات، امکانات و قابلیتهای نرم افزارهای مرتبط را از طریق درگاه واحدی برای کاربر فراهم می کنند.

به علاوه، این پورتالها به صورتی خودکار و بر اساس نقش کاربران هدفمند شده و ویژگیهایی خاص آنها پیدا می کنند. به بیان دیگر، نحوه نمایش، محتوی و امکانات در دسترس، بسته به نقش تعریف شده برای کاربر به گونه ای منحصر به فرد در اختیار او قرار می گیرد. کلید توسعه آینده این نسل از پورتال ها، ایجاد چهارچوب های کاری باز ( از قبل تعریف نشده ) برای سرویس های عمومی خواهد بود.


انواع پورتال ها
یک سازمان ، مجموعه متنوعی از کاربران دارد که از جمله آنها می توان به مشتریان، شرکا، کارمندان اشاره کرد. همه این کاربران علاقمندند از اطلاعات و خدمات آن سازمان استفاده کنند. کاملا آشکار است که هر کدام از آنها نیازهای خاص و اغلب متفاوتی دارد. برای پاسخگویی به این تنوع، انواع مختلف پورتال ایجاد شده و مورد استفاده قرار می گیرد. به طور کلی بر حسب چگونگی پاسخگویی به نیازهای کاربران، پورتال ها را می توان در چهار گروه زیر دسته بندی کرد:

Business to Customer Portal (B2C)
این نوع از پورتال دسترسی مستقیم مصرف کننده را به مجموعه وسیعی از اطلاعات و خدمات فراهم می کند . برای مثال، اطلاعاتی مانند "راهنمای استفاده از محصولات" و "وضعیت سفارش مشتری " در خرید های خود و همچنین امکانات ارتباطی کاربر با بخش پشتیبانی مشتریان در این پورتال ها پیش بینی می شود. مانند هر پورتال دیگری، یک پورتال B2C معمولا به گونه ای ارائه می شود که نیازهای مشتریان خود را پاسخ دهد.

Business to Business Portal (B2B)
نوع دیگر پورتال در زنجیره مدیریت منابع شکل می یابد. در این نوع پورتال اطلاعات لازم برای تولید کنندگان،تهیه کنندگان، نمایندگی ها و همچنین توزیع کنندگان، به گونه ای مناسب و دسته بندی شده جمع آوری و در اختیار آنان قرار می گیرد. نمونه عمومی پورتال B2B - برای مثال، یک شریک تجاری را قادر می کند تا به بخشهایی از اطلاعات و امکانات مانند سفارش خرید و صدور فاکتور دسترسی داشته و از امکانات این بخشها استفاده کند. به هم پیوستن برنامه های کاربردی یکی از پیشنیازهای لازم برای یکپارچه سازی محیط های تجاری در بستری واحد و ایجاد محیط مجازی لازم برای کسب و کار است. محیطی که در آن امکان تهیه کالا یا خدمات، صدور صورت حساب خرید و فروش، دسترسی به اطلاعات تولید و دیگر امکانات مرتبط با نیازها فراهم می اید.

B2E
این پورتال ها که اغلب با عنوان پورتال های اینترانتی شناخته می شوند معمولا به منظور تجمیع، انتشار و به اشتراک گذاری اطلاعات و خدمات به پرسنل یک سازمان ایجاد می شوند. B2E ها به دو دسته اصلی تقسیم می شوند:
پورتالهای کارکنان که امکان دسترسی به محتویات به هم پیوسته ای مانند اخبار شرکت، اطلاعات سخت افزاری و نرم افزاری، موتور جستجو و منابع فنی و گزارشها را در اختیار می گذارد. اطلاعات این نوع پورتال معمولا در دسترس همه کارکنان یک سازمان قرار می گیرد. این پورتال کارکنان و شاغلین یک سازمان را قادر می کند تا از طریق گپ و گروههای گفتگو با یکدیگر در تماس بوده و با یکدیگر همکاری کنند. عموما، این پورتال ها امکاناتی نظیر ثبت نام در یک کلاس و یا یک اردو را نیز در اختیار کاربر خود قرار می دهند. به علاوه کاربران این پورتال معمولا می توانند اطلاعات شخصی خود مانند نام و کلمه عبور را تغییر دهند.

Knowledge worker portal  که با یک یا مجموعه اهداف مشخص مثلا فروش یک محصول، ایجاد می گردد. این پورتال ها مجموعه ای از محتویات را به منظور پشتیبانی از فرآیند یا فرآیندهای مشخصی در اختیار می گذارند. برای مثال یک برنامه تکنسین خودکار ممکن است نیازمند منابعی از برنامه های کاربردی دیگر ، مثلا برنامه های تعمیر و نگهداری باشد تا بتواند اطلاعات لازم در زمینه تاریخچه بازبینی و تعمیر، زمان بندی تجهیز و یا قطعات و لوازم مورد نیاز برای تعمیر آن را کسب کند.

پورتال های عمومی ( Mega Or Public Portal )
این پورتال ها با عنوان پورتال های اینترنتی شناخته می شوند و مهمترین ویژگی آنها فراوانی مخاطبانشان است. این نوع از پورتال ها نیز در دو گروه دسته بندی می شوند:

پورتال های عمومی که تمامی کاربران اینترنت را مخاطب قرار می دهند (برای مثال Yahoo ، Excite، Google و مانند آن)،
پورتال های خاص ( صنعتی، بازرگانی، خدماتی ) که به آنها پورتال های عمودی نیز گفته شده و مخاطبان محدود و مشخصی دارند ( مانند پورتال های بانکها، سازمانهای دولتی، وزارتخانه ها و( …
باید توجه داشت که یک پورتال می تواند از پیوند انواع پورتال های دیگر ایجاد شود. به علاوه همانطور که یک سازمان کاربران متنوعی دارد، گاهی  لازم است که پورتال های مختلفی برای پشتیبانی از نیازهای آنان داشته باشد.


کارکرد های پورتال

یک پورتال مجموعه اطلاعات و خدمات را یکجا و در یک محل جمع آوری می کند.
هدف اصلی فراهم آوردن امکان دسترسی آسان به هرچیزی ( اطلاعات و خدمات ) است که یک کاربر برای انجام وظایف و مسئولیت هایش به آن احتیاج دارد، صرف نظر از اینکه منبع آن کجا باشد.

اطلاعاتی که یک پورتال فراهم می کند .
داده های ساخت یافته. داده هایی که به صورتی سازمان یافته اند که امکان جستجوی آسان آنها وجود داشته باشد ( اغلب به صورت سلسله مراتب و بر اساس کلمات کلیدی). فهرست الفبایی کتابهای یک کتابخانه مثال خوبی از داده های ساخت یافته است. داده های ساخت یافته اغلب شامل، گزارشها، تحلیلها، پرس و جوهای مشخص و دیگر انواع دانش مرتبط با کسب و کار است.
داده های بدو ن ساختار، که جستجو در آنها معمولا دشوار بوده و خارج از یک بانک اطلاعاتی قرار دارند. از این نوع داده می توان متن ها، صوت، تصویر و یا گرافیک و اشکالی مانند مستندات Office ، memos ، ایمیل، قرارهای ملاقات را مثال زد.
اطلاعات خاص ،که شامل محتویات قابل خرید و فروش ( مثل انواع اخبار، گزارشها، اطلاعات مربوط به سهام، کاریکاتورها و محتویات بی اهمیت) بوده و مخصوصا به منظور استفاده در فرایندهای تولیدی دیگر تهیه و در اختیار قرار می گیرند.

خدماتی که به وسیله یک پورتال فراهم می شود.
همکاری:      (با عنوان خدمات ارتباطی نیز شناخته می شود ) و به کاربران اجازه می دهد تا با یکدیگر گپ بزنند، در بحثهای گروهی مشارکت داشته باشند، مطالب خود را در اختیار دیگران قرار دهند و...
مدیریت محتوی  : که انواع جستجو ها، رهگیریها را مدیریت کرده و همچنین قابلیتهای خاصی را به منظور استخراج داده ها در اختیار می گذارد.
خدمات شخصی  :  (با عنوان خدمات تراکنشی نیز نام برده می شود ) که کاربران را قادر می سازد تا با دیگر سیستمها مثلا سیستمهای فروشنده و یا نماینده یک محصول  مستقیم و بدون واسطه مرتبط باشند.

معمولا این قابلیت به کاربر امکان می دهد تا برای مثال فعالیتهای زیر را انجام دهد:
 -محصولات یک سازمان را خریداری کند. ملاقات های خود را زمان بندی کند . حساب خود را مشاهده یا تراز کند..در کلاس مورد علاقه خود ثبت نام کند…..

هر پورتال می تواند در اندازه لازم برای شخص و یا گروه سازمان دراید.

یکی از ویژگیهای جالب یک پورتال شکل و عملکرد متفاوت آن برای اشخاص مختلف است. یکی از روشهایی که به این منظور استفاده می شود، متناسب سازی و تغییر شکل و قابلیتهای پورتال بر حسب خواسته ها یا تجارب شخص یا گروه استفاده کننده از آن است. به همین دلیل است که کاربران متفاوت شکل متفاوتی از یک پورتال مشاهده کرده و اطلاعات و خدمات متفاوتی در اختیار ایشان قرار می گیرد:
امکان personalizeنمودن صفحه ( یعنی تغییر بر حسب خواسته ها وتجارب شخص یا گروه ) در پورتال پیش بینی شده است. اغلب این انتخاب بصورت خودکار و بر اساس نقش کاربر (مثلا پست سازمانی وی) انجام می شود. برای مثال وقتی کارمند فروش به سیستم وارد می شود، به صورت خودکار فهرستی از جدیدترین محصولات برای وی به نمایش در می آید. با این همه در بعضی از پورتال ها انتخاب محتوی نمایش داده شده به کاربر محول می شود تا در زمان ورود به پورتال خود ، آن را انتخاب کند.
امکان  Customize کردن یک پورتال شامل انتخاب چگونگی شکل ظاهری آن (مثلا رنگ و چیدمان صفحه)،مدل مرورگر و محل نمایش محتویات روی صفحه است. یک پورتال می تواند حتی برچسب و عنوان تجاری مشخصی داشته و ظاهر متفاوتی را برای انواع کاربرانش به نمایش گذارد. این دو ویژگی به پورتال امکان می دهد تا مجموعه مشخص و تعریف شده ای از کاربران (مثلا مشتریان، شرکا و یا کارکنان) را هدف قرار دهد. بعضی از پورتال ها حتی می توانند برای هر کاربر مشخص، شکل و شمایل متفاوتی از خود نشان دهند.

یک پورتال در هر زمان و از هرمکانی همیشه در دسترس است.
از آنجا که پورتال ها برای استفاده در محیط وب ساخته می شوند، در هر زمان و از هر مکانی با استفاده از یک مرورگر استاندارد وب در دسترس اند. انواع تجهیزات مبتنی بر وب نیز از جمله تلفنهای موبایل، دسترسی به پورتال ها را به غایت آسان و مفید کرده اند.